Scorecards im Recruiting

Was sind Scorecards und warum sind sie sinnvoll?

Du denkst bei dem Begriff „Scorecard“ zunächst an das Quartett-Kartenspiel mit Autos, bei dem auf jeder Karte die Kennzahlen zu einem bestimmten Modell draufstehen? Der Gedanke ist gar nicht so abwegig. Scorecards im Recruiting sind zwar keine kleinen Spielkarten, dennoch enthalten auch sie alle möglichen Informationen. Nur eben nicht zu Autos, sondern zu bestimmten Rollen, die in einem Unternehmen zu besetzen sind. Außerdem enthalten sie Infos zum kompletten Recruitingprozess. 

Auf einer Scorecard findest du also unter anderem alle Eigenschaften und Fähigkeiten, die zukünftige Mitarbeitende mitbringen müssen, um auf zu besetzende Stellen zu passen. Dazu, welche Infos und Kennzahlen noch auf eine gute Scorecard gehören, kommen wir gleich noch mal zurück. Doch zuerst: Wozu der ganze Aufwand? Reicht für ein erfolgreiches Hiring nicht die gute alte Stellenbeschreibung? Die Antwort: Nein. Denn Scorecards schärfen nicht nur deinen Blick für passende Matches auf Stellen. Sie machen dich insgesamt in deinem Job besser, denn sie helfen dir, dich zu strukturieren. 

Don’t worry, use Scorecards

Recruitingprozesse sind mittlerweile so komplex wie nie. Es gibt einen großen Jobmarkt für Talente, in dem Organisationen mehr denn je um die Besetzung ihrer Schlüsselpositionen werben. Wer heutzutage in einer gefragten Branche etwas drauf hat, braucht sich nicht zu bewerben, sondern bekommt Angebote – und zwar schneller, als sie das Wort „Bewerbung“ tippen könnten. Willst du ein Talent vor einem anderen Unternehmen anwerben, musst du genau wissen, was du suchst. Schließlich hast du nicht viel Zeit.

Du entscheidest nicht allein, welche Eigenschaften, Fähigkeiten und Potenziale ein Talent für eine bestimmte Position mitbringen muss. Hier ist das Fachteam gefragt, genauer: die zukünftige Führungskraft. Deshalb muss es in deinem Unternehmen viele Stakeholder:innen geben, die sich aktiv am Recruitingprozess beteiligen. Das bringt uns auf eine Redensart, die schnell in aller Munde ist, wenn viele Menschen an ein und demselben Projekt arbeiten: Viele Köche verderben den Brei. Es sei denn, sie ziehen an einem Strang und stimmen sich ab. Hier kommen die Scorecards ins Spiel. Auf ihnen wird – in gemeinsamer Abstimmung – genau definiert, wer für welche Position gesucht wird und wie der Recruitingprozess abläuft.

Scorecards sorgen also dafür, dass das Hiring übersichtlich und klar strukturiert ist. Jeder weiß, wann er was zu tun hat. Ein solcher Ablauf spielt auch der Außenwirkung deines Unternehmens in die Karten, denn die Kandidat:innen machen so eine gute Erfahrung durch einen angenehmen Bewerbungsprozess. 

Was steht auf einer Scorecard?

Es wird Zeit, den Vorhang zu lüften: Wie sieht eine Scorecard aus? Du kannst sie dir ein wenig wie ein gut formuliertes Rezept vorstellen (viele Köche, Brei … du weißt schon). Wenn jeder sein Wissen in das Rezept einfließen lässt und sich alle an die Vorgehensweise halten, kann das Ergebnis nur gut werden.

Auf einer Scorecard findest du unter anderem alle Formalitäten zu einer bestimmten Stelle, wie Jobtitel, Stundenumfang oder Gehaltsrahmen. Auch die Problemstellung ist hier definiert: Welches Problem löst die zu besetzende Position? Und natürlich: Welche Eigenschaften, Fähigkeiten und Potenziale muss eine Person mitbringen, um auf die Stelle zu passen?

Neben allen Infos zur fachlichen Eignung finden sich auf der Scorecard auch Anforderungen an die Person insgesamt. Eine Definition des Cultural Adds sollte auf einer Scorecard deshalb nicht fehlen. Eine Stelle sollte immer auch mit Blick auf das Team besetzt werden: Bereichert ein Talent das Team durch seinen kulturellen Mehrwert? Also zum Beispiel durch besondere Fähigkeiten, seine Persönlichkeit oder seinen Hintergrund? Diversität bereichert ein Team mehr als Homogenität. Ein Talent, das perfekt zum Team passt, muss nicht unbedingt das Talent sein, welches das Team braucht, um sich weiterentwickeln zu können.

Ein weiterer wichtiger Punkt auf einer Scorecard ist, wie schon erwähnt, die genaue Beschreibung der Abläufe des Recruitingprozesses. 

Cool, kann ich mir eine Scorecard irgendwo runterladen?

Berechtigte Frage. Und natürlich gibt es Vorlagen. Scorecards funktionieren jedoch nicht nach Schema F, sondern sollten individuell für dein Unternehmen erstellt werden. Der Input kommt hierbei von der künftigen Führungskraft. Das People Team fungiert als Sparringspartner. Außerdem hat das People Team den Hut auf, was den gesamten Prozess angeht.

Ist die Scorecard erstellt, wird mithilfe der enthaltenen Infos die Ausschreibung aufgesetzt und der Ablauf des Recruitings definiert. Positionen haben unterschiedliche Anforderungen an Talente, weshalb auch der Recruitingprozess variieren kann. Damit jeder zu jeder Zeit weiß, wie es weitergeht, wird dies en détail auf der Scorecard beschrieben. 

Ein weiterer Vorteil: Im besten Fall wird in deinem Unternehmen für eine Position nicht nur ein Talent interviewt, sondern gleich mehrere. Die Struktur, die eine Scorecard ermöglicht, wirkt gegen das eigene Bias, weil sie sicherstellt, dass alle Kandidat:innen dieselben Fragen und Challenges gestellt bekommen. Das sorgt nicht nur für Fairness, sondern auch für eine gute, weil objektive Vergleichbarkeit der Kandidat:innen.

Scorecards: Gibt es Fallstricke?

Natürlich kann man Scorecards auch falsch anwenden. Hauptsächlich dann, wenn sie nicht präzise formuliert sind und mehr Verwirrung stiften, als dass sie weiterhelfen. Mal ein Beispiel: Auf einer Scorecard wird für den Prozess definiert, dass die Kandidat:innen eine gute Experience haben sollen. Das ist ein schönes Ziel, kann aber im Durcheinander enden, weil die Stakeholder:innen möglicherweise „gute Experience“ jeder für sich ganz anders definieren. Ein Talent kann im Bewerbungsprozess dann schlimmstenfalls die Erfahrung machen, dass in deinem Unternehmen jede:r etwas anderes tut oder aussagt. 

Scorecards müssen also möglichst exakte Definitionen enthalten, die allen als Kompass dienen. Ein weiterer Fallstrick: Die Anforderungen an die Position sind ganz wunderbar definiert, aber decken nicht die Realität ab. Deshalb ist es wichtig, dass diese Infos vom Fachteam kommen und nicht vom People Team oder anderen Stakeholder:innen. 

Es muss ein Alignment aller Beteiligten in Bezug auf die erstellte Scorecard vorhanden sein. Wenn keine Einigkeit über die Inhalte besteht, kann die beste Scorecard nicht funktionieren. Deshalb sollte es ein Übergabemeeting mit allen Stakeholder:innen geben. 

Scorecards sind nicht starr, sondern dynamisch. Sie bleiben nicht immer gleich. Deshalb sollte nicht dieselbe Scorecard für die Nachbesetzung einer Position genutzt werden. Sie wird stattdessen neu erstellt oder zumindest überarbeitet. Gab es in der Zwischenzeit wichtige Veränderungen? Gibt es neue Kompetenzen im Team, sodass die Position Ergänzungen dazu mitbringen kann oder sollte? Warum muss die Stelle nachbesetzt werden? Hat das Talent doch nicht ganz gepasst oder hatte andere Erwartungen an die Stelle? Solche Erkenntnisse sollten in die Überarbeitung der Scorecard einfließen, um noch präziser in der Kommunikation werden zu können.

Scorecards sind ein Gewinn für das ganze Unternehmen

Du siehst: Scorecards sind so viel mehr als Auto-Quartettkarten. Sie geben allen Beteiligten Struktur und helfen, sich nicht vom eigenen Bias treiben zu lassen. Sie sorgen also dafür, das (unbewusste) Vorurteile oder persönliche Sympathien (oder das Gegenteil) im Recruitingprozess keinen Platz haben. Die Klarheit, die sie dem Prozess nach innen geben, ist extrem wichtig und wird auch im Außen als sehr professionell wahrgenommen.

Ja, es ist ein wenig Aufwand, Scorecards zu erstellen. Doch sie helfen teure (!) Recruitingfehler zu vermeiden und sparen nach hinten raus im Prozess wieder eine Menge Zeit ein. Außerdem gibt es durch sie eine sehr gute Möglichkeit, den Recruitingprozess zu evaluieren. Und nur, wer evaluiert, kann besser werden.